Ofte stilte spørsmål om internkontroll system

Question 1

Hva er forskjellen på et internkontroll system og et GRC system?

Accepted Answer

Et internkontrollsystem dokumenterer at virksomheten følger norske lov- og forskriftskrav, med hovedvekt på HMS, rutiner og avvik. Et GRC system (governance, risk and compliance) er den bredere engelske kategorien som i tillegg dekker risikostyring, internrevisjon og rammeverk som ISO 27001. For de fleste norske små og mellomstore virksomheter er internkontroll det praktiske utgangspunktet, og GRC-funksjonene noe du vokser inn i.

Question 2

Hva koster et internkontroll system i Norge?

Accepted Answer

Prisene varierer fra rundt 500 kroner i måneden for små virksomheter til flere hundre tusen i året for enterprise GRC-suiter med konsulentbistand. QuickAnalyzes starter på 499 kr per måned uten bindingstid eller etableringsgebyr, slik at kostnaden følger størrelsen på virksomheten.

Question 3

Hvilket internkontroll system er best for små bedrifter?

Accepted Answer

Det systemet du faktisk klarer å holde oppdatert. For små bedrifter betyr det ferdige maler, mobilbasert avviksmelding og automatiske påminnelser — ikke et rammeverk som krever egen compliance-ansvarlig. Se etter kort oppstartstid, norsk språk og eksport av egne data.

Question 4

Trenger vi et GRC system for å bli ISO 27001-sertifisert?

Accepted Answer

Nei, ISO 27001 stiller krav til styringssystemet, ikke til programvaren. Men et system som holder styringsdokumenter, risikovurderinger, tiltak og avvik samlet med versjonshistorikk gjør revisjonen vesentlig enklere, fordi revisor kan få dokumentasjonen på sporbar form uten manuell innsamling.

Question 5

Kan et internkontroll system erstatte HMS-permen?

Accepted Answer

Ja. Kravet er at internkontrollen er skriftlig og tilgjengelig, ikke at den er på papir. Et digitalt system oppfyller samme krav og gir i tillegg logg, signaturer og påminnelser som permen ikke kan levere. Mange bruker første året til å digitalisere permen dokument for dokument.

Question 6

Hvordan bytter vi fra et annet internkontroll- eller GRC system?

Accepted Answer

Rutiner, ansatte, avvik og risikovurderinger importeres fra Excel eller CSV via en importveiviser som validerer feltene før noe lagres. Historikk beholdes med opprinnelig dato, slik at dokumentasjonen fortsatt henger sammen ved tilsyn.

Question 7

Hvem i virksomheten bør eie internkontrollsystemet?

Accepted Answer

Ansvaret ligger alltid hos øverste leder, men den daglige driften legges vanligvis til en HMS- eller kvalitetsansvarlig. I praksis fungerer det best når hver avdelingsleder eier sine egne rutiner og tiltak, og ledelsen følger status samlet i ett dashbord.

Question 8

Hvor ofte må internkontrollen gjennomgås?

Accepted Answer

Internkontrollforskriften krever systematisk gjennomgang minst én gang i året, og i tillegg ved vesentlige endringer i drift, organisasjon eller risikobilde. Et system med årshjul og automatiske varsler sikrer at gjennomgangen faktisk blir gjennomført og dokumentert.

Question 9

Hva er et internkontrollsystem?

Accepted Answer

Et internkontrollsystem er den samlede måten virksomheten dokumenterer at den følger krav i lov og forskrift — rutiner, risikovurderinger, ansvarsfordeling, avvikshåndtering og oppfølging. Internkontrollforskriften krever at dette er skriftlig og kan vises frem ved tilsyn.

Question 10

Hvem har plikt til å ha internkontroll?

Accepted Answer

Alle virksomheter som sysselsetter arbeidstakere er omfattet av internkontrollforskriften. Omfanget skal tilpasses størrelse og risiko, så en bedrift med fem ansatte trenger langt mindre dokumentasjon enn en industribedrift med hundre.

Question 11

Hva må et internkontrollsystem inneholde?

Accepted Answer

Som minimum: mål for HMS-arbeidet, oversikt over ansvar og oppgaver, kartlegging av risiko med tilhørende tiltaksplan, rutiner for å avdekke og rette avvik, og en systematisk gjennomgang av at internkontrollen faktisk fungerer.

Question 12

Holder det med perm og Excel?

Accepted Answer

Formelt ja, men i praksis er det der de fleste avvikene ved tilsyn oppstår: utdaterte dokumenter, manglende signaturer og ingen sporbarhet på hvem som gjorde hva når. Et digitalt system gir versjonshistorikk, påminnelser og rapport på minutter i stedet for dager.

Question 13

Hvor lang tid tar det å komme i gang?

Accepted Answer

De fleste er oppe med rutiner, ansvar og avviksflyt på under en dag. Du starter fra ferdige maler og tilpasser dem til din bransje, i stedet for å bygge alt fra bunnen.

Question 14

Hvor lagres dataene?

Accepted Answer

Data lagres i EU med kryptering og tilgangsstyring per bruker og avdeling. Vi tilbyr databehandleravtale, og du kan når som helst eksportere alt innhold ut av systemet.

Bestemmelse	Krav i forskriften	Slik dekkes det i systemet
§ 5 nr. 1	Sørge for at de lover og forskrifter i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelige.	Regelverksbibliotek med lenker til Arbeidstilsynet og Lovdata, knyttet til den enkelte rutinen.
§ 5 nr. 2	Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i det systematiske HMS-arbeidet.	Opplæringsoversikt per ansatt med kvittering på lest og forstått rutine.
§ 5 nr. 3	Sørge for at arbeidstakerne medvirker, slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes.	Avviksmelding og forslag fra mobil, med verneombud og tillitsvalgt som faste deltakere.
§ 5 nr. 4	Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet.	HMS-mål med ansvarlig, måletidspunkt og status i ledelsens dashbord.
§ 5 nr. 5	Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt.	Organisasjonskart med rolle- og ansvarsmatrise per avdeling.
§ 5 nr. 6	Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak.	Risikovurdering med sannsynlighet, konsekvens og tiltaksplan med frist og eier.
§ 5 nr. 7	Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i lovgivningen.	Avvikshåndtering med årsaksanalyse, korrigerende tiltak og automatisk påminnelse til frist.
§ 5 nr. 8	Foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt.	Årshjul med ledelsens gjennomgang, logg på hva som ble besluttet og full versjonshistorikk.

Behov	Perm og regneark	Generisk GRC-suite	QuickAnalyzes
Krav og regelverk holdes oppdatert	Noen må lese forskrifter manuelt og oppdatere permen	Krav følger med, men ofte generisk og på engelsk	Norske krav strukturert per område, med varsel når noe endres
Avvik og tiltak	Skjema på papir eller e-post, lett å miste sporet	Egen avviksmodul, men tung konfigurasjon før den virker	Avvik, ansvarlig og frist på plass fra dag én
Dokumentasjon ved tilsyn	Leting i mapper og innbokser	Alt finnes, men rapportene må bygges selv	Ferdig eksport til PDF/CSV med historikk og signaturer
Tid til å komme i gang	Rask start, men vokser aldri med virksomheten	Uker til måneder med implementering og konsulenter	Oppsettsveiviser — i drift samme dag
Pris for små og mellomstore	«Gratis», men koster mange arbeidstimer	Enterprise-lisens og minstekjøp	Månedspris fra 499 kr, uten bindingstid
Kundeoppfølging og drift i samme system	Egne systemer og dobbeltføring	Rent GRC-fokus, integrasjoner må kjøpes	Kundekort, tilbud og analyse i samme plattform

Internkontroll system for systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid

Hva sier forskriften?

De åtte kravene i internkontrollforskriften § 5

Hva et internkontrollsystem skal inneholde — dekket i QuickAnalyzes

Slik kommer du i gang

1. Velg maler

2. Fordel ansvar

3. Kjør driften

4. Rapporter

Slik fungerer GRC- og internkontrollsystemer — og hvor QuickAnalyzes passer inn

Prising

Ofte stilte spørsmål

Vanlige spørsmål om internkontroll system og GRC system

Relaterte sider